Hvordan smøre maskineriet, kunsten å anbefale

Stabsoffiseren, og -befalet fungerer som tannhjulene i en kompleks maskin som driver Forsvaret fremover. Uten disse tannhjulene vil systemet stagnere, og beslutningsprosesser kan bli ineffektive. I denne sammenhengen er anbefalinger smøremiddelet som holder maskineriet i gang. Det er en forventning om at stabsoffiserer ikke bare identifiserer problemer, men også fremmer anbefalinger som bidrar til smidig drift. Det er grunnleggende kunnskap på alle nivå at det er nødvendig å gi råd, men det er en kunst å gjøre det på riktig måte. Den gylne balansen mellom å være informativ, konkret og handlingsorientert er essensiell for å sikre at anbefalingene faktisk blir vurdert og implementert. Dette er et forsøk på å komme med konkrete tips på hvordan søke den riktige balansen, basert på observasjoner fra taktisk, operasjonelt og strategisk nivå.

Først og fremst, å overlate et problem til sjefen uten forslag til løsninger oppfattes som dårlig praksis og svekker effektiviteten i organisasjonen. Derfor er det avgjørende å forstå hva som kjennetegner en god anbefaling, og hvordan man kan levere kvalitet i en hektisk hverdag.

Følgelig er det første spørsmålet, hva er en god anbefaling? Anbefalinger kommer i ulike former. De kan være omfattende stabsstudier utviklet over tid, eller korte, uformelle vurderinger sendt på e-post. Håndbok i stabstjeneste for Forsvaret fra 2010 trekker frem en struktur bestående av hensikt, drøfting og konklusjon, en struktur gjenkjennbar fra akademia. I mer operative sammenhenger kan blant annet finne SART-modellen, som står for situasjon, avvik, risiko og tiltak. Felles for disse metodene er at de forsøker å systematisere hvordan anbefalinger utformes, men kvaliteten avhenger i stor grad av hvordan verktøyene brukes.

Kvalitet over kvantitet

Dyktige stabsoffiserer presenterer ikke bare en anbefaling; de gir sjefen reelle alternativer. I Stabshåndbok for Hæren- Plan og beslutningsprosessen (2021) står det tydelig at man skal fremme prinsipielt forskjellige handlemåter. Det verdt å nevne at det er svært få som presenterer tre alternativer over en kort analyse sendt på epost.  Likefult, prinsippet om å gi sjefen valg er et høythengende ideal som alltid bør tilstrebes. Det er derfor nyttig å se nærmere på hva de mest drevne stabsoffiserene gjør for å levere anbefalinger som faktisk skaper verdi. Hensikten med denne teksten er å trekke frem noen enkle kontrollpunkter, spesielt med tanke på de korte og uformelle anbefalingene som utgjør en stor del av hverdagen. Disse hverdagslige vurderingene, sendt på e-post eller fremført muntlig i møter, utgjør til sammen en stor del av beslutningsgrunnlaget i organisasjonen. Ikke minst gjelder dette de ukes og måneds rapportene hvor samme utfordring står i evig tid.

Mange anbefalinger tar utgangspunkt i mangel på ressurser, spesielt personell og økonomi, og da blir det viktig å være konkret i beskrivelsen av handlingsrommet. En god anbefaling definerer tydelig hva det er mulig å gjøre noe med. Det er ikke nok å påpeke et problem; man må også foreslå løsninger. En anbefaling som bare beskriver hva som er galt, uten å gi muligheter for forbedring, vil sjelden bli tatt på alvor.

Dyktige stabsoffiserer mestrer kunsten å anbefale

Å utforme militære anbefalinger handler ikke bare om faglig forståelse og analytisk evne, men også om dømmekraft, erfaring og situasjonsforståelse. Mange beslutninger skjer i komplekse og usikre omgivelser, der det ikke finnes én riktig løsning. Analyse og data er viktige, men de gir ikke alltid hele svaret. Menneskelige, psykologiske og organisatoriske faktorer spiller også inn. Regelverk og byråkrati oppleves ofte som tidstyver, særlig når anbefalingene haster, likefult er de faktorer som må hensyntas. Derfor handler det like mye om intuisjon og evnen til å forenkle som om metode. Som stabsoffiser handler vår rolle ikke bare om å svare på spørsmål, men å se det som ikke er spurt om ennå. Å dele relevant informasjon proaktivt gir beslutningstakeren et mer helhetlig situasjonsbilde og styrker beslutningsgrunnlaget. Taus kunnskap eller udelte vurderinger kan være forskjellen på en god og en optimal beslutning.

Tydeliggjøring av beslutningspunktet

Et viktig kjennetegn på en god anbefaling er evnen til å konkretisere beslutningspunktet. Jo tydeligere beslutningspunktet er formulert, desto lettere er det for sjefen å fatte en beslutning. Uklare og vage anbefalinger gir usikkerhet og kan føre til at avgjørelsen utsettes eller tas på feil grunnlag. En vanlig feil er å bruke mesteparten av anbefalingen på å beskrive situasjonen i detalj, uten å formulere hva som faktisk krever en avgjørelse. Informasjon er viktig, men det må aldri overskygge formålet med anbefalingen.

Mandatavklaring

Et annet sentralt punkt er å vurdere om anbefalingen ligger innenfor sjefens mandat og ansvar. En dyktig stabsoffiser har god innsikt i hva sjefen faktisk kan beslutte og forholder seg til dette i utformingen av anbefalingen. Noen ganger fører det til at det bare er mulig å løse deler av problemet, for eksempel når ansvar og myndighet er delt mellom ulike etater eller nivå. Dersom anbefalingen ligger utenfor sjefens myndighet, bør dette fremgå tydelig, og det bør eventuelt henvises til riktig nivå i organisasjonen. Gode stabsoffiserer unngår å fremme strategiske anbefalinger på et taktisk nivå og forstår hvor saken hører hjemme. Samspillet mellom stab og sjef er helt avgjørende for at anbefalingene skal få ønsket effekt.

Et godt eksempel kan man finne i boken Hope is not a method (1996) på hvordan en klar, realistisk og relevant anbefaling kan ha stor betydning, gjennom general Ulysses S. Grant under den amerikanske borgerkrigen. I 1864 stod han overfor en betydelig utfordring: flere tusen kavalerister ventet på hester som aldri ville komme, samtidig som det var mangel på infanteri. Tidligere generaler hadde bedt president Lincoln om å skaffe flere hester, noe som var logistisk umulig. Grant valgte derimot en pragmatisk tilnærming og anbefalte enten å konvertere kavaleristene til infanterister eller dimittere dem for å spare rasjoner.

Dette var en beslutning Lincoln faktisk hadde myndighet til å ta, og den innebar tydelige konsekvenser. Lincoln kommenterte senere: «He doesn’t ask impossibilities of me, and he’s the first general I have that didn’t.» (S.234, 1996) Grants anbefaling viser hvordan klarhet, realisme og forståelse for beslutningsnivået kan føre til vellykkede resultater. I en situasjon der mange ledere tidligere hadde bedt om noe som var umulig å oppnå, klarte Grant å presentere løsninger som var innenfor rammen av hva som var mulig. Dette viser at en god anbefaling ikke bare handler om å identifisere problemer, men også om å tilby praktiske løsninger. 

Sjefer er ofte dyktige til å forstå og vurdere risiko, men det er stabsoffiserens ansvar å synliggjøre hvilke konkrete konsekvenser de ulike alternativene har. En god anbefaling inneholder derfor en ærlig og presis vurdering av både risiko og effekt. Det krever mot og faglig trygghet å si hva som faktisk vil skje dersom anbefalingen følges, eller ikke følges. I forlengelsen av denne er fellen av generisk karakter. Hvor mindre erfarne stabsoffiserer kan ha en tendens til å bli for generiske i sine vurderinger, ofte for å dekke flere mulige utfall. Problemet med dette er at det svekker beslutningsgrunnlaget og skaper usikkerhet. En tydelig konsekvensanalyse viser profesjonalitet og gjør det enklere for sjefen å ta en informert beslutning.

Oppsummering av hva en god anbefaling bør inneholde

For å styrke kvaliteten i anbefalinger, særlig de som fremsettes i en hektisk hverdag, kan følgende fem punkter være nyttige som en enkel sjekkliste:

Et tydelig beslutningspunkt – Hva er det sjefen skal ta stilling til?

Mandatavklaring – Har sjefen myndighet til å beslutte dette?

Konsekvensforståelse – Hva blir resultatet dersom anbefalingen følges, og hva skjer hvis den ikke følges?

Kontekst og helhetsvurdering – Hvordan passer anbefalingen inn i den større situasjonen eller langsiktige mål?

Klar og presis formulering – Er anbefalingen skrevet på en enkel og forståelig måte, uten unødvendig kompleksitet?

Ved å holde fast ved disse punktene i den daglige praksisen, kan man øke både kvaliteten og gjennomslagskraften i anbefalingene. For mange er dette en intuitiv del av rollen som stabsoffiser. For resten av oss er det en kunst som kan læres og utvikles over tid. 

Konklusjon

I Forsvaret fungerer stabsoffiserer som tannhjulene i en kompleks maskin, og anbefalingene de gir er smøremiddelet som holder maskineriet i gang. Å mestre kunsten å anbefale er en sentral ferdighet for alle som jobber i militære og organisatoriske sammenhenger. Det handler ikke bare om å gi råd, men om å skape verdi gjennom klare, relevante og handlingsorienterte anbefalinger. I en tid der beslutninger må tas raskt, er det viktig å ha verktøyene og innsikten som kreves for å levere anbefalinger av høy kvalitet. Stabsoffiserens rolleforståelse og ansvar står helt sentralt.

Ved å fokusere på tydelighet, relevans og forståelse av beslutningsnivået, kan stabsoffiserer og andre ledere bidra til å skape en mer effektiv organisasjon. Det er klart at kunsten å anbefale ikke bare er en ferdighet, men en nødvendighet. Det er en ferdighet som, når den mestres, kan føre til bedre beslutninger, mer effektive prosesser og i siste instans, større suksess for organisasjonen. Ved å investere tid og ressurser i å utvikle denne ferdigheten, kan vi alle bidra til å forbedre kvaliteten på anbefalingene som formes i våre organisasjoner.

Illustrasjon: AI generert