Svarteboken

Har du selv, eller mistenkt at andre på jobben innehar en svartebok?

Svarteboken er kjent som en type trolldomsbok som også kan betegnes med navnet Cyprianus. Store norske leksikon beskriver at disse ifølge sagn og legender danner grunnlaget for svartekunst, da den inneholdt trylleformularer og som kunne skaffe sin eier uhyre stor makt, selv over mørkets krefter.[1]

Hvordan er dette relevant for Forsvaret? Mitt inntrykk er det ulike slike bøker der ute, og som innebærer at en med vilje eller uvilje tilbakeholder informasjon.

I det flytekniske miljøet er svarteboken et kjent uttrykk. En av Luftforsvarets skvadroner hadde et individ, lenge før min tid, som hadde denne svarteboken. Vedkommende var svært kvalifisert, erfaren og i en rollemodell posisjon. Vedlikehold av fly planlegges flere måneder i forkant, og gjøres helst preventivt. Det vil si før feil oppstår.

I de tilfeller da tekniske feil oppsto, måtte vedlikeholdspersonellet brette armene for å løse problematikken. Noen av disse feilene var både svært omfattende og kompliserte å feilsøke, og ofte hadde vedkommende med svarteboken løsningen. De andre anså først at denne personen bare var kløktig, erfaren og tenkte utenfor boksen. I realiteten skrev vedkommende ned tidligere feilsøking, endringsforslag og løsninger i sin egne, private bok. Og delte aldri disse erfaringene før de andre hadde prøvd og feilet, for så å komme med løsningen som en reddende engel. Etter hvert ble denne personen pensjonist, og miljøet så seg tvunget til å hyre vedkommende så lenge som mulig. I stillingen dette gjelder, måtte det gjøres større unntak på bakgrunn av både alders- og helsekrav. Dette var en god stund før debatten rundt utvidelsen av forsvarsansattes særaldersgrense, bare for å understreke hvor unik denne situasjonen var.[2]

Vedkommende med svarene ble gjerne beskrevet som meget hyggelig, og behagelig å jobbe sammen med. Men la det likevel ikke være noen tvil. Denne måten er ikke å spille på lag med de andre på arbeidsplassen, og viser at vedkommende i praksis kastet alle sine kollegaer under bussen. Du har sikkert hørt om, eller opplevd denne typen personer selv. De som forsøker å gjøre seg uvurderlige på bekostning av andre.

I omstillingen til nytt regelverk for luftdyktighet ble jeg fortalt om liknende episoder. Der kontorsjefer som hadde direkte kontakt med flyprodusent, og gav muntlige, midlertidige godkjennelser, uten at korrespondansen ble formelt dokumentert. Gjerne var dette i en av de mange notatbøkene med en dato oppe i høyre hjørne, og besøkt på ny i de tilfeller det var nødvendig med liknende, midlertidige godkjennelser.

I denne sammenheng var ikke svarteboken engang gjort med onde intensjoner eller for å høste anerkjennelse. Det var bare en del av hverdagen. Det er noe lett i ettertiden å anse slike historier som hårreisende, men både ansvaret og kompetansen var annerledes. Før var det både teknisk utdanning på Luftkrigsskolen og nasjonal flyingeniørutdanning. I tillegg til dette er aldersgapet mellom yngst og eldst enormt grunnet høy pågang av lærlinger, og avgang av erfarne.[3] Nylig har også Forsvarsmateriell ropt varsku, og pekt på at større behov for flyingeniører. Den tidligere nedlagte nasjonale flyingeniør anses derfor nødvendig på bakgrunn av at militære fly anses som mere komplekse enn tidligere, og for å kunne vurdere må en ha kunnskap om det som vurderes. Nemlig å sørge for at flyene er trygge å fly, og at vedlikeholdene kan optimaliseres.[4] Dagens krav og flysystemer krever altså mer etterprøvbarhet, i tillegg til kompetanse.

I de to eksemplene over har jeg skissert måter en svartebok kan oppstå, nemlig med og uten intensjon. Du kan påkalle den selv, eller den kan på magisk vis havne i fanget ditt. Luftmilitære organisasjoner er ekspertorganisasjoner, og autoritet kommer derfor ikke bare basert på grad og posisjon. Luftforsvaret har en utsjekkskultur der den enkelte beviser sin kompetanse, og derfor at vedkommende er verdig posisjonen. Dette skjer for eksempel i bransjen kontroll og varsling, der en med betydelig lavere grad kan beordre de i den operative enden.[5] Baksiden med ekspertorganisasjoner er der noen kan velge å tilbakeholde informasjon, slik som med disse bøkene. Åpen kommunikasjon og transparens er kjennetegn på gode arbeidsmiljø, og firma der arbeidstakere fritt deler informasjon med hverandre har 50% lavere gjennomtrekk av personell. Hvorfor enkelte velger å tilbakeholde informasjon kan være flerdelt. Det kan være fordi kunnskapen anses som personlig eiendom, bekymring for at en vurderes basert på sitt kunnskapsnivå, og at frykt for konsekvensene ved å dele det.[6]

Så hvordan kan dette håndteres? Ved at arbeidsplassen fokuserer på konsepter som ligger i lærende organisasjoner, med tilliten som fundamentet. Informasjonsdeling kan tilrettelegges ved at kulturen verdsetter den, og at det så etableres arenaer for å dele. Det kan igangsettes strukturerte møter der det er åpning for å ta opp problemstillinger. I Luftforsvaret benyttes konsepter bakketreninger, debriefing eller hot wash-ups. Flere av disse er kjent ellers i Forsvaret, men det er også mulig å ta opp ting underveis. Jeg har erfart at det fungerer å diskutere nåværende status opp mot en skissert problemstilling. Alt fra problematikk på større nivå, og i større grupper som bakketrening. Til mindre grupper med en GAP-analyse på en whiteboard tavle. Dette er viktige greier, for hvem har ikke opplevd frustrasjon med en manglende handover-takeover?

I en bacheloroppgave om 330 Skvadronen avdeling Bodø gjennomgikk et generasjonsskifte. Informantene pekte på at kulturen endret seg når de eldste gikk av med pensjon. Det medførte at flyteknikerne der endret seg til en atferd som søkte mere samarbeid og koordinering, og dermed læring. Tidligere snarveier ble beskrevet av en respondent som: «Før var det mer sånn. Da var det mer, gamlingene hadde funnet en bedre vei å gjøre det på. (...) Nå er det mer å følge boka».Antakelsen for viktigheten av «formelle team» endret derfor seg med generasjonsskiftet og skapte flere læringsmuligheter for avdelingen. På samme skvadron men avdeling Rygge, pekte en av de eldre at det kunne være utfordrende for de yngre å ta opp saker, og derfor la de til rette for arenaer etter ferdigstilte ettersyn.

Det indikerer en kultur på Rygge som var strengere innen styring og retningslinjer, i motsetning til Bodø som kan ha hatt et resultat av flere eldre og mer erfarne teknikere.[7]

Informasjon holdes derfor ikke nødvendigvis inne med vilje, eller er gjennomtenkt og ondartet.

I praksis betyr dette at når individets kunnskap minker, øker verdien av prosedyrer og regelverk. Noen av disse situasjonene kan oppstå ved at kunnskapen en besitter er noe «alle vet», hvert fall ifølge en selv. Ved å skape disse arenaene vil man forhåpentligvis hensynta dette og andre, «du spurte ikke om det» syndrom. Det er viktig å overføre informasjon på avdelingene der ute, for muligheten som ligger disse bøkene er at de er suksesshistorier.

De inneholder løsninger, og gir muligheter for å analysere hvordan laget kan bli best.

Som en avslutning er det interessant å ta opp at de klassiske svartebøkene med trylleformularene, visstnok hadde en alvorlig bakside. Boken medførte fare for eieren. Dersom eieren ikke evnet å kvitte seg med boken før sin død, betydde det rake veien til helvete, som djevelens eiendom.[8] Dette betyr at hvis noen oppdager at du bevisst innehar en slik bok og ber deg reise til helvete, er de sannsynlig inne på noe.

[1] (Store norske leksikon, 2019).

[2] (Reiten, 2021).

[3] (Røstad, Materiellforvaltning i omstilling – flere innføringer, uønskede resultat?, 2022)

[4] (Hem, 2023).

[5] (Haga & Maaø, 2018, s. 142).

[6] (Jiang, 2019). Det må kommenteres at denne artikkelen refererer til tre separate studier. To av disse var basert på kinesiske ansatte, henholdsvis 214 og 205 for hver studie og basert i Kina. Den andre på 392 ansatte i Europa og Nord-Amerika. Flere av funnene var innenfor psykologisk trygghet, frykt og kynisme. De fremsto noe fremmed sammenliknet med skandinavisk og norsk kultur, som kjennetegnes av høy tillit.

[7] (Holstad, 2020, ss. 31-32). For øvrig viser dette innlegget hvordan en kan dra nytte av den ubenyttede stabskraften som ligger i Forsvarets høgskole sine akademiske produkter.

[8] (Store norske leksikon, 2019).