Håndbok i stabstjeneste for Forsvaret (2010)

Håndbok i stabstjeneste for Forsvaret (2010)

. 7 minutter å lese

Simon Fjeldavli

Spesialistbefal innenfor logistikk. Han har erfaring fra Hæren og Forsvarets spesialstyrker. Er sjefssersjant og har gjennomført befalsskole i Hæren og VBU 2 hos Forsvarets høgskole.

Forsvarets stabsskole (FSTS) og Forsvarets høgskole (FHS) står bak denne håndboken. Både FSTS og FHS har bred erfaring og innsikt omkring temaet boken Håndbok for stabstjeneste for Forsvaret omhandler; nemlig stabstjeneste. Redaksjonen som utarbeidet håndboken bestod i sin tid av flere kunnskapsrike bidragsytere fra forskjellige funksjoner ved FHS. Lederen av redaksjonen var førstelektor Glenn-Egil Torgersen som således får tittelen redaktør implisitt. Forsvarssjefen anerkjente og godkjente håndboken for bruk i Forsvaret 1. juni 2010. Håndboken ble opprettet med hensikt om å gi støtte og veiledning til sjefer og stabsoffiserer på alle nivåer, og samtidig bidra til kunnskap om prinsipper og hvilke rammer som har betydning for stabsarbeid. Håndboken beskriver grunnleggende prosedyrer for stabsarbeid i Forsvaret, og er med på å bidra til en mest mulig enhetlig praksis og saksbehandling. Håndboken er således et resultat av et målrettet arbeid der likhet og samhandling er satt i fokus. Forsvarets organisasjon har i dag tretten driftsenheter, i tillegg til Forsvarsstaben og Militærmisjonen. Hver enhet skal etter hvert få sin egen sjefssersjant eller sjefsmester (Forsvarets organisasjonskart, 2021). Selv om denne håndboken ikke inkluderer befals- og spesialistrollen eksplisitt, så representerer den etter min vurdering et meget godt verktøy også for befal og spesialister som har en funksjoner i en stab.

Begrepet «stabstjeneste» fremstår for meg som «et fenomen» som betyr noe for noen og noe annet for noen andre. Det kan dermed beskrives å være et begrep som kan beskrives å være både kjent og ukjent for mange på samme tid. Håndbok i stabstjeneste for Forsvaret presenterer leseren for en grunnleggende forståelse av hva stabstjeneste faktisk består av, og presenterer en beskrivelse jeg faktisk synes er meget god. I tillegg beskriver håndboken hvorfor man, gjennom å ha et bevisst forhold til prosess og metode, styrker beslutningsgrunnlag gjennom stabsarbeid. Samtidig, og kanskje tilnærmet det viktigste med hele håndboken, så beskriver den hvordan stabstjeneste kan utføres og hvordan det bør implementeres i organisasjonen.

Håndbok i stabstjeneste for Forsvaret, ISBN: 978-82-92566-05-3.

Min erfaring så langt er at stabstjeneste på ingen måte er noe man bare mestrer umiddelbart. Det avhenger av forskjellige ting; hvilken kompetanse man formelt er påkledd, påvirkning fra de rundt deg, din egen erfaring fra ulike nivåer, og sist men ikke minst hvilke personlige egenskaper du besitter. Det er nemlig ikke alle, faktisk ganske få, som har gjennomført stabsskolen. Eksempelvis påpekte sjefen for Hæren, generalmajor Lars Lervik, under årets lederskaps-konferanse for Forsvaret at stabskolen fremstod mer som et seleksjonskriterium i stedet for faglig påfyll til riktig tid. Det fremstår for meg som om sjefen for Hæren har rett. Mine observasjoner (som jeg må få lov å påpeke er høyst subjektive) er at personell som gjennomfører stabskole ofte fort blir satt til å lede avdelinger og derigjennom reduseres muligheten til å spre kompetansen de har tilegnet seg gjennom stabsskole til de som utgjør kjernen i stabene på de forskjellige nivå. På grunn av både det forannevnte og en rekke andre ting ønsker jeg å sammenligne det å jobbe i en stab med en reise og/eller en modningsprosess. Fordi, man blir forhåpentligvis bedre ettersom man erfarer og lærer hver eneste dag. Uansett hva enkelte måtte tro, så er det ikke bare å tre inn i en stab, for deretter å umiddelbart hurtig-trekke «panoramabrillene» fra hardcase brilleetuiet laget for feltbruk. Og deretter vente på at de tilnærmet umiddelbart (og av seg selv) justerer seg inn på mellomlang- og lang sikt; der ressurser og metoder magisk smelter sammen for deretter (og automagisk) møte definerte og/eller ønskede målsetninger.

I tillegg til at man setter seg inn i hva stabstjeneste representerer på det nivået staben man arbeider i tilhører, er det viktig at staber trenes innen sine stabsferdigheter på lik linje som de grunnleggende soldatferdighetene. Det å bygge samkjørte team tar gjerne litt tid og kommer ikke av seg selv – dette gjelder for staber på samme måte som for infanteritropper, luft-detachementer og fartøysbesetninger til havs.

Slik jeg kjenner Forsvarets organisasjon, så vurderer jeg at det er rimelig å anta at mange tenker at denne håndboken er utdatert. Til de som tror at den er utdatert vil jeg si at det på ingen måte er tilfelle, og at det fortsatt er relevant innhold mellom disse permene. Derfor er det bra at håndboken heldigvis fremdeles er et gjeldende verktøy tilgjengelig for alle i FOBID. Håndboken gir nemlig innsikt i både styringssystem og virksomhetsstyring i Forsvaret. I tillegg gir den innsikt i Forsvarets organisasjon, stabstjeneste og rollene i en stab, operativ planlegging, problemløsningsmodeller, stabstudie, kommunikasjon og presentasjonsformer i stabsarbeidet. Og helt til slutt - holdt dere fast – så beskriver håndboken temaet Møter. Siden dere er i stand til å lese håndboken selv velger jeg kun å trekke frem en beskrivelse av kapittel 3 – Stabstjeneste i denne anmeldelsen. I kapittel 3 er stabens funksjoner beskrevet inndelt i tre funksjonsområder, som militært sett kan beskrives å være kjernen i oppdraget slik jeg tolker og har erfart det. Videre vurderer jeg at disse funksjonsområdene er gjeldene for alle kategorier personell som tjenestegjør i en stab og således bør være et grunnleggende fundament for stabsoffiserer og stabsbefal- og spesialister i fred, krise og krig i Forsvaret. Selv om de ulike grenene og nivåene har særegenheter bør vi etter min mening tilstrebe likhet der vi kan.

Jeg har tatt meg den frihet å reformulere teksten i kapittel 3 noe basert på min forståelse og erfaring, for å få frem det jeg mener er de viktigste poengene.

Først beskriver kapittel 3 i håndboken det å gi beslutningstøtte. Dette beskrives best gjort ved å innhente informasjon som har til hensikt i å skape et best mulig situasjonsbilde og dermed forståelse. Videre skal man gjennomføre analyser og prosesser for å anbefale handlemåter, eller ta avgjørelser i henhold til delegert myndighet. Beslutningstøtte kan være nødvendig både på kort sikt, så vel som mellomlang- og langsikt, men som en grunnregel bør en stab bruke tiden som er tilgjengelig til å tenke helhetlig og dermed finne de gode handlemåtene.

For å «elevere» det som beskrives i den første delen av kapittel 3 vil jeg henvise til noe som Albert Einstein kommuniserte i forhold til problemløsning. Jeg vurderer at dette er særlig gjeldende i forbindelse med å gi beslutningsstøtte, og implisitt noe jeg vurderer vi kan bli bedre på å prinsipielt etterleve: «If I were given one hour to save the planet, I would spend 55 minutes defining the problem and 5 minute resolving it.»

Sekundært beskriver kapittel 3 i håndboken iverksetting av handlemåter. «Iverksettingen» skal være med på å operasjonalisere beslutninger som er fattet i tråd med sjefens intensjon eller konkrete beslutninger sjefen har fattet. Det innebefatter produksjon av direktiver, planer eller ordre. Videre beskriver denne delen av kapittelet at det er helt essensielt å skape forståelse for hva som skal oppnås og hvorfor det skal oppnås. Til slutt beskrives det å drive med iverksetting til å innebære å koordinere og støtte fortløpende.

Avslutningsvis beskriver kapittel 3 i håndboken det å drive kontrollstøtte. Kontrollstøtte beskrives som å følge opp beslutningene slik at definerte og/eller ønskede målsetninger nås, samt koordinere og støtte under gjennomføring av en plan/operasjon. For å kunne balansere ressursbruken med de ønskede effektene må underlagte sjefer rapportere underveis for å opprettholde situasjonsforståelse og muliggjøre endringer eller justeringer av en gjennomføring. Vilje og evne til omstilling blir derfor helt essensielt da ressurser og metoder ikke samsvarer med hva som er behovet, eller om de ikke muliggjør de definerte og/eller ønskede målsetningene.

Å drive ledelse og styring av en virksomhet er utfordrende. Et helhetlig Forsvarskonsept består av en rekke forskjellige kapabiliteter og kapasiteter, og er mest sannsynlig både en komplisert og kompleks eksersis å lede og styre. Eksempelvis innebærer det å kunne forholde seg til moderne og banebrytende teknologi som endrer hvordan dagens og morgensdagens operasjonsmiljø påvirker militære styrker og operasjoner. Samtidig, og i tillegg, er det en del omfattende administrative oppgaver som må utøves for å oppnå en konseptuell helhet. Siden virkeligheten alltid endrer seg er det ikke alltid slik at planer og konsepter kan ligge fast så lenge som man skulle ønske. Akkurat dette utfordrer sjefen, og det er utrolig utfordrende å ta inn over seg kun deler av dette – selv om man selvfølgelig i en ideell verden skulle evnet og satt seg inn i alt hele tiden. Derfor har sjefen en stab til støtte. Som det står skrevet i boken: «Stabstjeneste er altså ikke noe mål i seg selv. Den er et middel, som kun har sin berettigelse så lenge den bidrar til å løse sjefens intensjon.»

Etter å ha lest, og studert, Håndbok i stabstjeneste for Forsvaret så tenker jeg at det som kommuniseres i denne boken bør være det vi i Forsvaret forventer som minste felles multiplum for Forsvarsansatte hva gjelder innsikt i hva stabstjeneste innebærer. For min egen del fant jeg denne håndboken ved en tilfeldighet. For meg har den vært til stor støtte for å forstå og kunne bidra inn i en gruppe som benytter en helhetlig arbeidsmetodikk – en stab.  Derfor anbefaler jeg denne boken. Ved å bevisst benytte oss av hva håndboken kommuniserer vil det helt klart styrke vår evne til å spille hvilken som helst sjef god – eller i alle fall bedre. Dermed øker vi sannsynligheten for at sjefen tar klokere beslutninger som samtidig (og faktisk) er i tråd med taktiske, operasjonelle og strategiske målsetninger. I tillegg vil bevisstheten generere sunne refleksjoner og sannsynligvis påvirke hvordan vi operasjonaliserer sjefens intensjon. Forhåpentligvis vil kunnskapen boken representerer være med på å skape et godt grunnlag for alle som tjenestegjør i en stab, og være med på å bidra til at vi sammen kan generere ønskede og relevante effekter på en effektiv og helhetlig måte.

Håndboken for stabstjeneste for Forsvaret er å anse som en god makker og bør ligge ved siden av Stabshåndboken Plan- og beslutningsprosess i de ulike Forsvarsgrenene eller direktiver for beslutningsprosess på det fellesoperative- eller det strategiske nivået. I hodet mitt vil disse da utfylle hverandre. Fordi den ene har et spesifikt fokus på operasjonalisering innen virksomhetsstyring og daglig drift, der de andre har tydelig fokus på planlegging og gjennomføring av operasjoner. Således vil grunnlaget i håndboken for stabstjeneste for Forsvaret i kombinasjon med de andre beslutningsverktøyene påvirke hvordan vi løser oppdrag, og vil presentere oss et rammeverk for metode og prosess å ta utgangspunkt i.

Uansett hvor positivt innstilt jeg er til denne håndboken ønsker jeg helt til slutt å komme med en oppfordring til FSTS og FHS. Oppfordringen er å revidere boken slik at den tilpasses OMT. En revisjon av denne typen bør hverken være komplisert eller tidkrevende å få operasjonalisert. Artikkelen som ble publisert på Stratagem som omhandlet spesialister i fellesstab er et eksempel, og et argument i seg selv, for hvorfor anbefalingen om en ny versjon av håndboken er på sin plass.


Referanser

Forsvarets ledelse - Forsvaret


Simon Fjeldavli

Spesialistbefal innenfor logistikk. Han har erfaring fra Hæren og Forsvarets spesialstyrker. Er sjefssersjant og har gjennomført befalsskole i Hæren og VBU 2 hos Forsvarets høgskole.

Er du enig/uenig med artikkelen, eller ønsker du å skrive for oss? Ta kontakt med redaksjonen og send inn ditt synspunkt. Bruk style guiden vår.