Jeg tar meg selv i å tenke det hver gang en sjef på høyere nivå sier at vi har så mange flinke ansatte i forsvarssektoren. For joda, det har vi, men mange av de jobber i dysfunksjonelle systemer som gjør at de aldri strekker til. Et slikt system er logistikken i sektoren i dag. Jeg legger NATO-definisjonen av begrepet til grunn, til forskjell fra en del kolleger som henger fast i en snever forståelse av at logistikk utelukkende handler om etterforsyning, den såkalte «lastebil-logistikken». NATOs definisjon tar inn over seg at logistikk handler om understøttelse av systemer (materiell og tjenester), fra idé til utfasing, og inkluderer disipliner som design og utvikling, logistikkanalyser, interessentanalyser og arkitekturarbeid. Forsyning og vedlikehold inngår også, men for at disse skal bli effektive må man ha noe av det forannevnte i orden. Eller for å ta et litt annet perspektiv; For at det skal bli levelige kår for ansatte på militære verksteder og forsyningslagre må man snart etterleve kravene til gjennomtenkte og fungerende understøttelsessystemer for alt som anskaffes, og skal anskaffes for bruk i forsvaret. Ikke nok med det, man må i tillegg gjøre betydelige justeringer i understøttelsen av systemer som har vært i bruk noen år. Et tredje perspektiv er tilgjengeligheten på systemene; Noen i sektoren har et behov som skal tilfredsstilles, det være seg oppetid på tjenester, tilgjengelig materiell eller tilgang på forbruksartikler. Essensielle bidrag til kampkraft der altså.
Så det vi ønsker oss er:
• Effektiv understøttelse av systemer
• Levelige kår for tjenestegjørende personell i logistikken
• At behovene for logistikk (husk NATO-definisjonen) blir tilfredsstilt
Hva er det da som er så ineffektivt med understøttelsen? En rekke ting, jeg velger å illustrere med et eksempel:
Jeg tør påstå at halvparten av arbeidstida på et militært verksted i dag går med til «etterforskning», og ikke til ettersyn, feilsøking og reparasjoner. Vi har alle ufrivillig blitt detektiver som må lete (både fysisk og i datasystemer) etter reservedeler, tekniske håndbøker og historikk på vedlikeholdsobjektene. For en stor del er årsaken til all letingen for dårlig tilrettelegging, svakhet i rutiner, og manglende og for dårlige grunnlagsdata. Mangelfull og rotete IT-understøttelse er også en faktor, men jeg velger å tone det ned i diskusjonen, og begrunner det med en liten analogi; Det hjelper ikke å ha en ny og blank momentnøkkel hvis du ikke vet hva tiltrekningsmoment er. Dataprogrammer (app-er) er nettopp det, verktøy for å utføre noe. At våre egne verktøymakere i sektoren designer og produserer «momentnøkler» på bestilling fra enkeltmekanikere uten fagbrev eller direktører som kun tar seg råd til én type for alt arbeid kunne man skrevet bøker om. Vi er flere som ser at behovet verken er forstått, kommunisert på en skikkelig måte eller vedlikeholdt over tid. Det er kanskje på tide at noen ansvarlige i forsvarssektoren ser litt på hva som er gjort av digitalisering i andre sektorer, med fokus på tilrettelegging på direktoratsnivå. Språkarbeid (terminologifaget spesielt) kan være et hint her.
Men tilbake til etterforskningen på verkstedgulvet. Jeg har ansatte som må bruke en hel dag på å finne ett (!) artikkelnummer på en reservedel de trenger for å reparere noe som er ansett som stridsviktig materiell. Når de så har funnet nummeret ser de at delen ikke finnes på lager og i tillegg er sperret for innkjøp. Vedlikeholdsobjektet som reservedelen skulle brukes på tilhører en avdeling som er satt opp for å fungere i krig. Materiellet var inne hos oss for nødvendig ettersyn og reparasjoner. For å få det reparert, for vi gjør jo så godt vi kan, går det gjerne en dag eller to til på å overbevise «noen» om at vi faktisk må ha denne reservedelen. Det kan ta noen måneder å få den i hus, i mellomtiden fikler man videre på en annen jobb som man på mirakuløst vis fikk en reservedel til i forrige uke. Avdelingen blir stående og vente på materiellet sitt.
For at mine ansatte skal beholde motivasjonen i en hverdag som dette må jeg overbevise dem om at «feilsøking og reparasjoner» på understøttelsessystemet, altså å selv sørge for helt nødvendige forutsetninger for å kunne vedlikeholde militært materiell, er verdifull bruk av tid. Det går tusenvis av eposter hver dag på kryss og tvers i sektoren, spesielt innad i- og mellom Forsvaret og Forsvarsmateriell. Veldig mange av disse kunne vært spart om understøttelsessystemene hadde vært effektive. Koordinering på epost kan vi finne på å kalle det når verken prosess, data eller verktøy er i orden her, så dette må vi ta manuelt på bakrommet …
Uansett blir det slik at man bruker like mye tid på noe som andre skulle tilrettelagt som man bruker på det man er ansvarlig for selv. Sagt på en annen måte; Halvparten av tida går med til friksjon og støy istedenfor å produsere kampkraft. Her forter jeg meg å si at det er meningsløst å drive med pekeleken. Å fordele skyld her er ikke lett, årsaksbildet er komplekst. Problemer som dette er resultat at mange års forringelse av forvaltning og logistikk i sektoren, og det er mange forhold rundt det som kan (og bør) belyses. Jeg sender gladelig stafettpinnen videre til noen som vil kaste lys over temaet prosess- og metodestandardisering i den nasjonale logistikken. Dersom man ønsker å følge en eller flere standarder er det nok å velge i, både militære og sivile.
Til slutt en betraktning rundt ingressen i artikkelen, nemlig det at det ikke er på langt nær godt nok det man gjør. Det er fristende å skrive noe om sentralisering her, hvordan det føles å ha for mange saksnumre hos for mange overarbeidede (eller var det underbemannede?) «desker» av forskjellige slag. Hvordan det føles å diskutere en sak med en robot. Om roboten er et menneske som sitter for langt unna til å forstå sakens omstendigheter, eller at det faktisk er en robot som prøver å kalkulere noe, følelsen er noenlunde den samme. Man føler seg maktesløs.
Når hverdagen er vanskelig hjelper det nok til en viss grad å feie for egen dør, men når man er en del av et dysfunksjonelt system må man erkjenne at, nei, det blir ikke bra nok, samme hvor mye jeg tar i.
